文章要做到形与神的统一，历来就有“形散而神聚”之说。职场上的公文材料也是如此，不但要讲究“有形”，更要讲究“有神”。有形而无神，是“花拳绣腿”，空有一副好皮囊，华而不实，好看不中用；有神而无形，没有一个“好身材”、一副“好样貌”，神也无所依托、难以体现，照样引不起人的兴趣。好的材料，要“塑形”“赋神”并重，做到形神兼备、形神合一。
一、何谓材料的“形”与“神”
所谓材料之“形”，主要指选用的素材和行文的方式，包括结构、标题、逻辑、语言。这就好比一个人的五官、身材、皮肤、搭配、着装等外部特征，让人一目了然。“塑形”就是要为材料量身打造一个“好身材”、妆点一副“好样貌”，选取好的素材，设计好的提纲，构建一个有机的整体，给予恰如其分的表达，努力塑造材料的外在之美，使材料在素材上、结构上、标题上、逻辑上、语言上都给人以愉悦之感。
所谓材料之“神”，主要指渗透到字里行间的主题、思想、观点、情感、风格、态度、意蕴、境界等内在的元素。这就好像是一个人的精神、气质等内在的东西，只有通过细细的琢磨、品位才能感受得到。可以说，“神”是材料的主心骨，没有它，一篇材料就没有了统摄，散了架、丢了魂，也就无法支撑起来。“赋神”就是要通过一些特殊的处理，为材料赋予神采、神韵、气质，使之有灵魂、有思想、有情感、有风格、有态度，真正“活”起来。
二、材料“塑形”的“四个支点”
一是结构合理。一篇材料，首先要想好分成几个部分，各个部分各占多大的篇幅，从而使文章结构合理。设计好结构，主要考虑这几个因素：文种、内容、逻辑。
文种，就是要弄清楚所写的材料属于哪种公文，比如报告、请示、通知、函、方案、总结、主持词、通报、决定、批复、会议纪要、领导讲话稿等等，不同的公文对文章结构都有自己的要求，写的时候必须规范、符合要求。
内容，就是一篇材料想写哪些方面的情况，比如过去工作的总结、问题的剖析、形势的研判、下一步工作计划，等等，要根据内容来设计材料分成几个部分来写。
逻辑，就是材料打算按什么样的思路逻辑来组织，比如总分式、并列式、递进式、对照式，逻辑方式不同材料的结构也会不同。
二是纲目顺畅。写文章讲究纲举目张，在一定程度上，提纲设计好了，文章就成功了一半。所以，一定要设计好提纲，通过提纲把材料的框架搭起来，写的时候就可以围绕提纲来组织素材和语言，确保不偏离方向。内容简单、篇幅短小的材料，如通知、会议纪要等，提纲通常比较简单，通常到二级标题就行；内容多、篇幅大、结构复杂的综合性材料，如报告、重要讲话、调研报告、方案等，提纲通常要到三级甚至四级标题，讲话类或报告汇报类材料建议最多到三级，否则读的人和听的人都比较吃力，影响效果。每一级标题，既要简洁清晰、表达精准，也要逻辑严谨、环环相扣。
三是素材精当。材料的形离不开好的素材，就好比一座建筑，离不开好的建筑材料一样，用的材料越好，建筑才越安全、越挺拔、越经久耐用。有了好的合适的素材，再放到合适的位置，这样整个文章就有了坚实的基础、有力的支撑。这里的素材，包括工作举措、数据、案例、政策精神、经典诗词、名言名句、工作思路、思想观点。但素材往往并不是直接拿来就用，还需要进行取舍，合适的才能用，而且有的还需要进行适当加工，这样才能构成一个有机的整体，形成一篇结构合理、严丝合缝、外形美观的文章。
四是表达精彩。为材料“塑形”需要用恰当的、精彩的语言去表达，表达愈漂亮，材料的“形”才能愈美观。材料的表达，首先要准确，这是最起码的要求，如果不准，就会误导，带来不可估量的后果；其次要清晰，传递出明确的信号，让人一看就明白，绝不能含含糊糊、模棱两可；再次要简洁，不能啰里啰嗦，能一个字说清楚的就一个字，能一句话说清楚的就一句话；另外，要适当运用修辞手法，该排比的排比，该对仗的对仗，该比喻的比喻，该引经据典就引经据典。
三、材料“赋神”的“四个要领”
一要提炼文章主题。材料的主题很重要，它决定了材料的目的、用途，是材料的核心。一篇大会报告材料，通常在材料的题目和开头点出主题，把大会要达到的目的和效果通过高度浓缩、凝练的语言体现出来；一篇经验交流材料，通常在题目上就体现主题，让人一下子看到材料的灵魂、核心；一篇演讲稿，也会在文章的题目和开场白中就亮出主题，体现其要表达的核心。
比如，一篇大会讲话材料，题目是“坚持稳中求进，狠抓提质增效，全力以赴实现‘十四五’良好开局”，这个题目就是文章的主题，就是此次会议要达到的目的，也是文章的灵魂和核心，所有的内容都要围绕这来展开。
二要出彩观点思想。讲话、报告、经验交流等材料，需要体现出鲜明的思想、观点，体现对事物的认识。材料中的思想、观点，实际上所体现的是讲话人、报告人、发言人的思想、观点，通过材料就可以看出其有没有思想，对事物的认识深不深刻，对一种现象秉持什么样的观点。只有当做到了这一点，材料才是有“神”的，就不是文字素材的堆砌了。
比如，一篇材料对企业发展的看法：
从我们企业实际来看，企业的发展，应该是速度与质量相互统一的发展，是规模与效益相互匹配的发展，是当前与长远相互衔接的发展，是主业与其他业务板块相互协调的发展，是企业物质文明与精神文明相互融合的发展，是企业不断发展与员工全面发展相互同步的发展，是企业发展与自然环境、社会相互和谐的发展。
这里的“七个发展”，就是对企业发展的总结思考，既是经验，又是对治企规律的认识，就是思想性、观点性的体现。
三要展现个人风格。个人所作的报告、讲话、发言等材料，还要展现独特的个人风格、个人魅力，使材料变得鲜活起来，而不是千人一面、千篇一律。如果为富有激情的领导准备的材料，就不能过于平淡，要有一定的气势，该有激情的地方就得要有激情；如果为性格平和、务实的领导准备的材料，语言就要平实，多用数据、事例说话；如果为风趣幽默型领导准备的材料，行文就可以适当生动活泼，适合幽默风趣的地方就用幽默风趣的语言。
